Der Fall der Deutschen Bahn zum Ausspähen von Mitarbeiterdaten zeigt das Bedürfnis nach Rechtssicherheit. Wann ist der Arbeitgeber befugt, die Mails seiner Mitarbeiter zu prüfen? Soweit die private E-Mailnutzung im Büro gestattet ist, darf der Arbeitgeber nur mit vorheriger Zustimmung des Mitarbeiters dessen Mailaccount überprüfen. Soweit die private Mailnutzung untersagt ist, ist der Arbeitgeber berechtigt, zumindest stichprobenartig alle Mails des jeweiligen Mitarbeiters zu lesen und auszuwerten. Im Umkehrschluss kann der Arbeitgeber bei nicht gestattetem privatem Mailverkehr auch die Zusendung privater Mails von Dritten an den Mitarbeiter verbieten.
Hierzu gibt es aber ein wichtige Ausnahme: Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichtes vom 20.01.2009 (1 AZR 515/08) darf sich die tarifzuständige Gewerkschaft an Arbeitnehmer über deren betriebliche E-Mail-Adressen mit Werbung und Informationen wenden, auch wenn der Arbeitgeber den Gebrauch der E-Mail-Adressen zu privaten Zwecken ausdrücklich untersagt hat. Dieses Recht ist Teil der grundrechtlich geschützten Betätigungsfreiheit der Gewerkschaft und geht den damit einhergehenden Störungen des Betriebsablaufs vor. Ob auch in diesem Falle der Arbeitgeber das Recht verliert, die Mailkonten seiner Mitarbeiter zu prüfen, wenn eine private Nutzung untersag ist, ist noch nicht entschieden.